Falls in dieser Anleitung etwas fehlt oder unverständlich ist, gerne bei mir (Daniel) melden.
Kontakt-Email admin@werkstatt.demokrative.ch

Allgemeine Hinweise

Auf werkstatt.demokrative.ch steht den Mitgliedern der Demokrative eine Nextcloud-Instantz für für die Zusammenarbeit im Verein zur Verfügung. Alle Nutzer:innen sind gebeten, den Service für Vereinszwecke zu nutzen (Ausnahmen bitte mit der Geschäftsstelle absprechen).

Demokrative kann die 100%ige Verfügbarkeit des Services auf werkstatt.demokrative.ch nicht garantieren Es wird daher allen Nutzer:innen empfohlen, selbst ein Backup von wichtigen Daten vorzuhalten. Demokrative wird selbst regelmässig Backups der gesamten Daten speichern, auf die aber nur im Notfall zurückgegriffen und deren Verfügbarkeit nicht garantiert werden kann.

• In diesem Dokument sind die wichtigsten Funktionen von Nextcloud erklärt – das ist die Software, die hinter werkstatt.demokrative.ch steht bzw. auf der Seite eingesetzt wird.
• Auf die ausführliche Benutzer-Dokumentation von Nextcloud kann auch direkt über https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/settings/help zugegriffen werden. Viele hier nicht beantwortete Fragen lassen sich dort klären (oder durch Ausprobieren :-) ).
• Bei konkreten Rückfragen steht auch der Admin der Demokrative-Werkstatt zur Verfügung (email admin@werkstatt.demokrative.ch)
• Zu den Nutzungsbedingungen.

Profil und Einstellungen

Alle Benutzer:innen der Werkstatt können ihr Profil und grundlegende Einstellungen über den Link rechts oben bearbeiten. Bitte achtet darauf, dass eine aktuelle und funktionierende Email-Adresse eingetragen ist, das diese z.B. für die Rücksetzung des Passworts notwendig ist. An diese Email-Adresse werden auch Benachrichtigungen der Werkstatt-Plattform geschickt.

Zu den Einstellungen und zum Profil.

User & Gruppen

Alle Nutzer:innen sind verschiedenen Gruppen zugeordnet.
Jede:r Benutzer:in ist entweder der Gruppe Mitglieder oder der Gruppe Werkstatt-Besucher:in zugeordnet – darüber hinaus gibt es rollenabhängig weitere Gruppen. Je nach Gruppenzugehörigkeit(en) sind auch die Zugriffsmöglichkeiten/ -rechte unterschiedlich. Nicht alle sehen also die gleichen Dateien und nicht alle können die gleichen Dateien bearbeiten.
Wenn jemand das Gefühl hat, dass sier zu viel oder zu wenig sehen und/oder bearbeiten kann, bitte bei der Geschäftsstelle melden.

Verschiedene Zugriffsmöglichkeiten

Zugriff über den Browser

Unsere Nextcloud ist erreichbar unter https://werkstatt.demokrative.ch . Hierfür kann jeder beliebige (einigermassen aktuelle) Browser verwendet werden, also Mozilla Firefox, Apple Safari, Google Chrome, Microsoft Edge usw. Nicht verwendet werden sollte der Microsoft Internet Explorer, da er seit vier Jahren nicht mehr weiter entwickelt wird (diese Empfehlung gilt ganz allgemein).

Demokrative empfiehlt die Nutzung von Mozilla Firefox, der als freie Software entwickelt wird.

Im Browser können alle Funktionen der Demokrative-Werkstatt genutzt werden. Nur die Bearbeitung von Word/ OpenOffice-Dokumenten steht nicht zur Verfügung, da hierfür unser Server nicht ausgelegt ist. Es können aber einfache Textdokumente wie dieses hier auch kollaborativ und gleichzeitig bearbeitet werden und dann allenfall per copy/paste in eine Textverarbeitung kopiert werden, wenn die Funktionen hier nicht ausreichen.

Zugriff mit App über ein Smartphone/ Tablet

Files – Es ist allen Nutzerinnen möglich, auf die in der Files-App abgelegten Dokumente und Dateien mit dem Smartphone oder Tablet zuzugreifen. Die dazu notwendige App kann in den enstprechenden Stores herunterladen werden, der Link ist unter https://nextcloud.com/install/#install-clients zu finden.

Talk – Nachrichten über die Talk-App von Nextcloud können auch direkt auf ein Smartphone geschickt und auch von dort versandt werden. Die App „Nextcloud Talk“ kann in den Appstores und über https://nextcloud.com/install/#install-clients heruntergeladen werden.

Dateisynchronisierung mit dem eigenen Computer

Bitte Hinweise am Ende dieses Absatzes under Achtung/ Vorsicht beachten!

Es ist allen Nutzer:innen der Demokrative-Werkstatt möglich, die in der Files-App abgelegten Dokumente und Dateien auch direkt (wie bei „Dropbox“) mit dem eigenen Computer zu synchronisieren. Die dazu notwendige Software kann unter https://nextcloud.com/install/# heruntergeladen werden.

Die Zugangsdaten und Server-Adresse sind identisch wie für den Zugriff über einen Browser.

Achtung/ Vorsicht: Wenn die Synchronisierung genutzt wird, auf keinen Fall die Ordnerstruktur ändern! Also keine Ordner/ Unterordner umbenennen oder verschieben.

Achtung/ Vorsicht: Alle Änderungen, also auch das Löschen von Dateien, die auf dem eigenen Rechner gemacht werden, werden durch die Synchronisierung auch bei allen anderen Nutzer:innen der geteilten Ordner durchgeführt!

Zu einzelnen "Apps" und deren Funktionen

Wenn im Folgenden von "App" die Rede ist, sind damit die auf der Werkstatt-Website über das Menü ganz oben zugänglichen einzelnen Funktionen gemeint. Es sind also keine Smartphone-Apps oder so gemeint.

App "Dashboard"

App: https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/apps/dashboard/

Die Dashboard-App wird standardmässig nach dem Einloggen angezeigt. Sie bietet einen Überblick anhand einiger Widgets, die von den Nutzer:innen auf dem Dashboard selbst eingestellt werden können.

App "Dateien"

App: https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/apps/files/

In der Files-App kann auf alle geteilten Ordner und Dateien sowie die eigenen Arbeitsdokumente zugegriffen werden. Je nach Berechtigung können bestehende Dokumente auch bearbeitet werden oder neue Dokumente und Ordner angelegt werden. Denkt dran, dass in geteilten Ordner solche Änderungen immer für alle anderen Nutzer:innen, die auf die entsprechenden Ordner Zugriff haben, sichtbar sind.

Gruppen-Ordner erkennt man an dem Symbol mit zwei Personen im Ordner-Symbol. Wenn man hier Dateien hinzufügt, löscht, oder ändert dann sind die änderungen für alle anderen auch entsprechend. Vorsicht also insbesondere beim Löschen...

Ebenso können aus der Files-App Dateien oder ganze Ordner mit anderen Nutzer:innen oder externen Personen geteilt werden (wenn entsprechende Rechte vorliegen). Insbesondere letzteres darf natürlich nur mit grösster Vorsicht gemacht werden und es dürfen keinesfalls vereinsinterne Ordner oder Dokumente geteilt werden. Jede externe Freigabe muss mit einem Passwort geschützt werden.
Teilen kann man Ordner, Dateien etc über das Symbol rechts neben dem Dateinamen (das wie ein < mit Punkte aussieht). über das gleiche Symbol kann das Teilen auch bearbeitet oder wieder beendet werden. Geteilte Ordner oder Dateien sind mit dem entsprechenden Symbol markiert.

App "Kalender" und Kalender-Synchronisierung

App: https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/apps/calendar/

Die Kalender der Werkstatt können per CALDAV synchronisiert it anderen Geräten synchronisiert werden. Die notwendigen Links finden sich direkt in der Kalender-App der Nextcloud und dort unter „Einstellungen“.
Voreingestellt gibt es für alle Nutzer:innen sichtbar zwei Kalender:

• "Alle Werkstatt-Nutzer:innen" – Dieser Kalender ist geteilt mit und bearbeitbar von allen Nuzter:innen
• "Demokrative-Events" – Dieser Kalender ist sichtbar für alle Nuzter:innen und enthält Demokrative-Termine, die von allen gesehen werden sollen. Termine können von Geschäftsleitung und Vorstand eingetragen werden.

Achtung:

• Im Kalender muss jede:r Nuzter:in in der App die Zeitzone passend einstellen, damit die Einträge für alle die richtige Zeit anzeigen. Im Kalender-App unten links unter "Einstellungen"
• Veränderungen an Kalendern mit Schreibrechten werden für alle anderen Nutzer:innen synchronisiert! Bitte insbesondere beachten, wenn man Termine löscht!

App "Talk"

App: https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/apps/spreed/

In Talk kann live gechattet werden oder es können Nachrichten für andere Nuzter:innen hinterlassen werden. Talk kann auch direkt mit dem natel genutzt werden. Video-Konferenzen und "Telefonate" funktionieren nicht oder nur mit 2 Usern – das liegt an unserem Server. Ein echter Kommunikations-Server wäre preislich deutlich teurer.

App Deck

App Deck: https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/apps/deck/

Bei "Deck" handelt es sich um eine App zum Projektmanagement/ Kanban. Es können Projekte und zugehörige Aufgaben erstellt werden, Benutzer:innen zugeordnet werden und der Fortschritt der Projekte nachverfolgt werden.

App Umfragen

App Umfragen: https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/apps/polls/

In der Umfragen-App können ähnlich wie bei doodle/ dudle/ etc. Umfragen erstellt und mit anderen geteilt werden.
Beim Erstellen von Umfragen bitte die Abschnitte "Konfiguration" und "Freigaben" berücksichtigen. In der Regel sollten "Vielleicht-Antworten" erlaubt werden und ein Einsendeschluss für Antworten definiert werden. Zugriff sollten nur eingeladene Nutzer:innen bekommen. Unter Freigaben sollten die Gruppen eingetragen werden, deren Mitglieder die Umfrage beantworten sollen.
Der Einfachheit halber sollte Administratoren immer Zugriff gewährt werden.

App "Aktivität"

App: https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/apps/activity/

In der App Aktivität kann man Aktivitäten in der Werkstatt sehen und zum Beispiel geänderte Dateien, neue Termine etc auch gleich zum öffnen anklicken.

Im Benutzerprofil (oben rechts) unter Einstellungen ––> Aktivität kann man einstellen, über welche Aktivitäten und Ereignisse in der Werkstatt man per Email oder Push-Nachricht (nur wenn man eingeloggt ist) benachrichtigt werden möchte. Das kann zB Sinn machen, wenn man über neue Dateien oder Bearbeitungen von Dateien informiert werden möchte. Die Emails werden an die Email-Adresse geschickt, die man in seinem Benuzter-Profil eingestellt hat. Achtung: je nachdem können das viele Emails werden, die Häufigkeit kann dort aber auch eingestellt werden.

Einstellungen: https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/settings/user/activity

App Kreise/ Circles

App Kollektive: https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/apps/collectives--> App Circles: https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/apps/circles/

In der App "Circles" können alle Nutzer:innen eigene Gruppen erstellen, die anschliessend zB in allen "Teilen"-Dialogen zur Verfügung stehen. Es gibt vier Typen von Kreisen, für alle gilt, dass sie nur angemeldeten Nutzer:innen der Werkstatt verfügbar sind.

• Ein öffentlicher Kreis ist eine offene Gruppe, die für alle Nutzer:innen der Werkstatt sichtbar ist und alle können dem Kreis beitreten.
• Ein geschlossener Kreis erfordert eine Einladung oder Bestätigung durch die erstellenden Person.
• Darüber hinaus gibt es persönliche und geheime Kreise – diese Funktionen sollen aber bei uns nicht genutzt werden.

App Kontakte

Im Moment deaktiviert
App Kontakte: https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/apps/contacts/

Die App Kontakte stellt ein Adressbuch zur Verfügung. Es können auch gemeinsam verwaltete Adressbücher/ Gruppen erstellt werden: in der App unten links auf Einstellungen klicken. Achtung: auch hier gilt, dass gemeinsame Adressbücher auch von allen bearbeitet werden können und Bearbeitungen/ Löschen sich bei allen auswirkt.

Tipps & Tricks

Automatische Benachrichtigung über Aktivitäten in der „Werkstatt“

Jede:r Nutzer:in kann individuell einstellen, ob und wie sie/er über verschiedenen Aktivitäten in der Demokrative-Werkstatt benachrichtigt werden möchte. Die Einstellungen dazu können unter https://werkstatt.demokrative.ch/index.php/settings/user/activity (vorher einloggen) vorgenommen werden. Benachrichtigungen können per Email oder per jeweils per Push-Nachricht im Browser beim Besuch der Werkstatt erhalten werden. Einfach ausprobieren.

Fehlt etwas?

Bei Unklarheiten oder wenn in diesem Dokument etwas fehlt bitte einfach melden.
Kontakt-Email admin@werkstatt.demokrative.ch